La buena noticia es que a organizar el tiempo también se aprende, y la mejor forma de hacerlo es incorporando hábitos en tu vida que te permitan administrar tu tiempo de la mejor forma posible. Estos son algunos de los mejores hábitos que he implantado en mi día a día y que me han permitido disfrutar de todos los ámbitos de mi vida.
Lista de tareas pendientes
Realiza una lista con todas las tareas que tienes pendientes, tanto profesionales (enviar correos, organizar tu bandeja de entrada, actualizar listado de clientes…) como personales (casa, coche, niños…). Vaciar tu mente te dará un extra de tranquilidad al saber que todo está apuntado y que no se te olvida nada. Es posible que te salga una lista muy grande, así que, si decides que algunas tareas no las vas a hacer, táchalas de tu lista y olvídalas para siempre.
Prioriza
Puntúa las tareas de tu lista por orden de prioridad o de importancia y, teniendo en cuenta la fecha de vencimiento, anótalas en tu agenda en la fecha tope (por ejemplo, para recoger un traje del tinte o entregar un informe). Incluirlas en tu calendario te permitirá planificarte y no dejar todo para el día de antes.
Lista de cosas para hacer
Crea listas de cosas que quieras hacer: libros que leer, películas, lista de la compra, restaurantes, lugares que visitar… Cuando alguien te recomiende un libro, inclúyelo en tu lista, de esta forma cuando quieras comprar uno no tendrás que perder tiempo en pensar cuál y simplemente podrás revisar la lista.
Mide
Mide cuánto tardas en realizar las tareas, ya que esto te permitirá planificar mejor tu día.
Protege tu tiempo y di NO
¿Utilizas como excusa «no tengo tiempo» para no ir a eventos o hacer cosas que no te gustan? Mucha gente dice sí y teme negarse a lo que le piden por miedo a lo que pueda pensar la gente. Decide tú en qué inviertes tu tiempo. Debes mejorar tu asertividad, no se trata de no ayudar a los demás, sino de no perder tiempo con reuniones innecesarias, gente que no te aporta, cursos que no son interesantes, o tareas que te distraigan de tu objetivo. Si es algo que es de tu competencia o que te interesa, entonces di que sí.
Ladrones de tiempo
Este estudio de Rastreator revela que los españoles dedicamos una media de 4 horas y 10 minutos al día al móvil. ¿Sigues pensando que no tienes tiempo? Identifica tus ladrones de tiempo y elimínalos. Algunos trucos que te pueden ayudar:
- Silenciar el móvil, desactivar las notificaciones o mirarlo solo en las horas punta, te ayudará a concentrarte en la tarea que estés haciendo. Si es algo urgente, ya te llamarán.
- Olvida el mail. No debes estar disponible 24/7 a no ser que tu trabajo así lo requiera. No ocurre nada si contestas más tarde o al día siguiente.
- Evita las interrupciones. Cada vez que interrumpes una tarea, lleva unos minutos volver a concentrarte en lo que estabas haciendo.
- En la medida de tus posibilidades, anticípate y evita los atascos y las horas punta. No hagas la compra en fin de semana cuando va todo el mundo, anticípate a las rebajas o compra online…
- Agrupa los recados o tareas. Por ejemplo, anota todo lo que tienes que comprar e intenta ir solo una vez a la semana al súper. Si tienes que hacer varias gestiones en una localidad o en el centro de tu ciudad, reserva un día para hacerlas todas, aprovecha cuando tengas que echar gasolina para lavar el coche…
Planifica tu día la noche anterior
Eso te permitirá ser más eficiente, comenzar el día con las ideas claras y evitar la multitarea porque no sabes en qué centrarte. Establece:
- La roca: aquella tarea que, si solo pudieras hacer una cosa en el día, te gustaría dejarla hecha. No llenes tu día de pequeñas cosas que no te llevan a ninguna parte, haz primero aquello que es imprescindible y que te acerca a tu objetivo. Así acabarás tu día con la satisfacción de haber conseguido los resultados
- Busca el equilibrio entre las áreas de tu vida: personal, familiar, profesional. Los días son vidas en miniatura, elige cada día un objetivo en cada una de estas áreas e intenta cumplirlo. Por ejemplo: jugar un rato con tus hijos, terminar ese informe en el trabajo, hacer deporte.
Organiza tu jornada de trabajo
Es importante dedicar tiempo a organizar el día y la semana estableciendo prioridades. Cada minuto que dedicas a organizar te ahorra tiempo. Si consigues eliminar todas las distracciones, podrás acabar antes tu trabajo y dedicarte a otra cosa.
Si conseguimos ser más eficientes, podemos hacer nuestro trabajo en menos tiempo Estos son algunos trucos.
– Regla del 80-20. Solo el 20% de tus tareas te acercan a tu ideal de vida.
– Mantén tu mesa de trabajo y el escritorio de tu ordenador limpio.
– Utiliza una aplicación del móvil o una agenda física para apuntar todas las tareas pendientes.
– Trabaja por bloques, agrupando tareas similares, y asígnales un tiempo a cada uno: responder correos, revisar facturas, realizar informes, etc. De esta forma evitas la pérdida de concentración.
– Intenta poner las tareas importantes al principio de la jornada. Ya hemos hablado antes de la importancia de hacer tu Roca lo primero.
– Fija periodos de trabajo o intervalos de tiempo para cada bloque. Y mi consejo es que pongas el tiempo justo o menos del que necesitas, así te obligas a concentrarte en lo que estás haciendo. Si en algún momento no te concentras, cambia de tarea y vuelve más tarde. Para aumentar tu productividad puedes utilizar la técnica Pomodoro, creada por Francesco Cirillo en 1980. Consiste básicamente en dividir tu jornada de trabajo en intervalos de 25 minutos seguidos de cinco minutos de descanso.
– Evita las reuniones interminables, y si no tienes más remedio, pon hora de comienzo y fin. Si además las puedes convocar próximas a la hora de comer o de salir de trabajar, no se alargarán.
– Manejar bien tu correo electrónico te hará ganar tiempo. Utiliza reglas y crea carpetas que te permitan revisarlas cuando vayas a trabajar por bloques. También puedes utilizar plantillas para aquellos correos que se repiten.
– Trabajar una vez en automatizar todas aquellas tareas repetitivas te permitirá disfrutar de más tiempo libre.
– Cuando te llegue algo urgente, déjalo estar 10 minutos y no lo abras. Después lo verás con mayor claridad y comprobarás que no es tan urgente.
– Evita la multitarea.
Aprovecha los tiempos muertos
Esperar al autobús, hacer cola en el supermercado, en la peluquería, esperar a que tus hijos acaben los entrenamientos, desplazamientos en coche… pueden servirte para revisar newsletter a las que estás suscrito, responder a correos, ver redes sociales, escuchar podcast… En mi caso, suelo llevar siempre mi Kindle y una lista de podcast pendientes.
Conclusión
Aprovechar el tiempo no consiste en meter más y más tareas en tu día a día, sino todo lo contrario. Elimina los ladrones de tiempo y elige las actividades de las que te vas a ocupar porque te acerquen a tu objetivo; así ganarás más tiempo.
«El ayer es historia, el mañana es un misterio, el hoy es un regalo, por eso se llama presente». Eleanor Roosevelt